program
 

Program B2B (business to business) ada tiga bagian yaitu
- ADMIN UTAMA yaitu Bali Dwipa Tours
- TRAVEL AGENT
- HOTEL

END USER tidak bisa melihat harga hotel yang telah dimasukan dalam B2B travel booking system ini karena halaman web tidak akan ditampilkan ke public.
Konsep utamanya adalah Booking Engine untuk travel agent atau coorporate yang telah menjadi member saja.

ADMIN

COUNTRY - Add country 1
CITY - Add city. Pilih country kemudian Add City
AREA : Country > City > Area
MARKET - Add Market. Dibuatkan seperti berikut

  • All Market
  • All Market Except UK berarti UK di keluarkan dari daftar all market, dst
  • Asia Market - daftar negara yang masul di Asia
  • Asia Market except Japan dan Korea  - daftar negara Asia kecuali Japan dan Korea
  • Europe Market
  • Middle East Market
  • East and Central Europe Market
  • Africa Market 
  • Australia Market
  • Japanese Market
  • Korea Market
  • Indonesia Market
  • Russian Market 
  • USA Market 

Market Except Country
All Market
UK

PAYMENT SETTING
- Credit Card : visa, master, amex
- Bank transfer : Input nama bank penerima yang akan muncul di tagihan online TRAVEL AGENT
- Credit : (maksimum 14 days or up to USD 1000)

SELLING MARK UP SETTING

Pilihan range contract rate : sampai USD 50.00 : Mark up-nya USD 5.00 dst. System akan melakukan mark up sendiri sesuai pilihan harga kontrak dari hotel.

HOTEL ADMIN

  1. Add hotel >> Star Rating >> Address : >>> Phone Number >>> Fax Number >>>
  2. Hotel ID  >> User name >> Password  (dibuatkan oleh ADMIN)
  3. Room Category :
  4. Contract Rate : Pada bagian input room rate dibuatkan pilihan <<< MARKET >>>. Harga diinput sesuai market masing2.
  5. Contract Rate Amend 
  6. Room Allotment : Ada amend allotment (allocation)
    Allotment
    Room Category : >>>>
    Total rooms to be allocated for Bali Dwipa Tours :
    From (date/month/year) :
    To (date/month/year) :
    Cut of date : (batas terakhir kamar masih ada tersisa dan bisa dijual). Misalnya 7 hari = berarti jatah kamar akan hilang 7 hari sebelum tamu booking. Contoh hari ini 14 August 2008, tamu booking untuk 3 malam mulai 21 Agustus maka kamar tidak bisa CONFIRMED otomatis. Statusnya adalah ON REQUEST.
    Untuk 22, 23 August bisa CONFIRMED.

HOTEL RESERVATION 

  1. Reservation : Ada confirmed dan Not Confirmed.
    a. Jika CONFIRMED maka akan muncul di layar TRAVEL AGENT - CONFIRMED BOOKING dan TRAVEL AGENT membuat Voucher online setelah proses pembayaran diterima oleh ADMIN.
    b. Jika NOT CONFIRMED  maka muncul di layar TRAVEL AGENT - NOT CONFIRMED BOOKING

    Form Booking yang masuk ke admin adalah sbb
    - Travel Agent Name :
    - Travel Agent ID :
    - Staff Name :

    - Customers Name :
    - Adults (jumlah dewasa)
    - Children (jumlah anak2)
    - Nationality (dari pax passort negara asal)

    - Hotel Name : (lengkap dengan address, telp,fax and emailnya)
    - Room Category :
    - Total Room :
    - Additional Request :

    - Check in date :
    - Arrival flight:  ----- Time

    - Depature date :
    - Departure flight :  ------- Time

    - Arrival transfer :
    - Departure transfer :

    - Total charges :
    Room Charges :
    Extra Adult charges :
    Extra Child charges :
    Arrival transfer charges :
    Departure transfer charges :
    GRAND TOTAL :

    PAYMENT METHOD :

  2. INVOICE Online : CONFIRMED BOOKING langsung dibuatkan INVOICE otomatis dengan isi sbb
    - Nama dan logo Bali Dwipa Tours
    - To (nama travel agent yang dituju)

    - Customers Name :
    - Adults (jumlah dewasa)
    - Children (jumlah anak2)
    - Nationality (dari pax passort negara asal)

    - Hotel Name : (lengkap dengan address, telp,fax and emailnya)
    - Room Category :
    - Total Room :
    - Additional Request :

    - Check in date :
    - Arrival flight:  ----- Time

    - Depature date :
    - Departure flight :  ------- Time

    - Arrival transfer :
    - Departure transfer :

    - Total charges :
    Room Charges :
    Extra Adult charges :
    Extra Child charges :
    Arrival transfer charges :
    Departure transfer charges :
    GRAND TOTAL :

    PAYMENT METHOD
    - CREDIT CARD : (jika bayar dengan credit card maka dibuatkan credit card form)
    - BANK TRANSFER :

    - Confirmed by : (nama pegawai hotel yg confirmed - input manual)
    - Reservation Staff : (nama yg proses reservasi - input manual)

    <<< SENT INVOICE TO TRAVEL AGENT>>> PRINT INVOICE
    Travel agent akan melihat booking yang CONFIRMED dan PRINT INVOICE.
  3. INVOICE REPORT
    - Paid invoice
    - Pending Invoice
    Pada saat pembayaran diterima maka ADMIN memberikan tanda pada INVOICE tersebut PAID, diikuti tanggal pembayaran dan mode pembayaran yang dipakai oleh AGENT.
    Pemberitahuan penerimaan pembayaran akan OTOMATIS ke TRAVEL AGENT INTERFACE  
  4. INVOICE PAYMENT PROCESS
    Klik pada pending invoice >> buka invoice >> payment by (credit card atau bank) >>> Is the payment correct >> YES / NO (jika NO kembali ke invoice awal>>>> SENT PAYMENT NOTIFICATION TO TRAVEL AGENT? YES/NO. (jika YES maka tersambung dengan PENDIRNG INVOICE di TRAVEL AGENT dan akan system akan mengubah menjadi PAID INVOICE.
  5. Voucher Online : Setelah pembayaran diterima maka ADMIN bisa membuat VOUCHER Online sbb
    - Nama dan logo Bali Dwipa Tours
    - To (nama hotel yang dituju)
    - Room Category :
    - Total Room :
    - Customers (nama tamu)
    - Adults (jumlah dewasa)
    - Children (jumlah anak2)
    - Nationality (dari pax passort negara asal)
    - Check in date :
    - Departure date :
    - Arrival date :
    - Travel agent name :
    - Confirmed by : (nama pegawai hotel yg confirmed - input manual)
    - Payment by : (nama Bali Dwipa Tours)
    - Reservation Staff : (nama yg proses reservasi - input manual)
    DILANJUTKAN >>> SENT VOUCHER TO TRAVEL AGENT ADMIN >>>> PRINT VOUCHER >> Travel agent akan melihat tanda di ADMIN mereka (blink) dan bisa print voucher utk tamunya.
  6. Cancellation : Cancellation dilakukan oleh TRAVEL AGENT dengan memasukan kode booking.
    Cancellation notice akan diterima oleh admin untuk dilanjutkan ke hotel kemudian buatkan CANCEL VOUCHER.
    Jika INVOICE dan VOUCHER telah di SENT KE TRAVEL AGENT maka perlu dibuatkan CANCEL INVOICE adn VOUCHER.
  7. Booking Amendment
    Jika terjadi perubahan booking maka TRAVEL AGENT perlu melakukan AMEND BOOKING di TRAVEL AGENT INTERFACE dengan memasukan BOOKING CODE atau NAMA TAMU.
    - ADMIN akan menerima BOOKING AMENDMENT untuk selanjutnya diproses ke hotel.
    - INVOICE dan VOUCHER terdahulu di CANCELL dan DIBUATKAN VOUCHER baru jika AMENDMENT sudah OK.
    - TRAVEL AGENT akan menerima ALERT tentang perubahan BOOKING.

TRANSFER ADMIN
Arrival Pick :

From  ------ To  --------- Rate per person (ditulis misalnya : From Airport to Kuta)

Depature Pick up :
From  ------ To  --------- Rate per person (ditulis misalnya : From Ubud to Kuta)

TRAVEL AGENT ADMIN

  1.  Travel Agent
    • Company Name : 
    • Address : 
    • Telephone : 
    • Fax :
    • Email : 
    • Travel Agent ID : 
    • User name :
    • Password
    •  Payment : Admin bisa memberikan pilihan cara pembayaran yang diperbolehkan untuk masing2 TRAVEL AGENT.
  2.  Hotel Rate 

    Pilih harga hotel berdasarkan MARKET kemudian di masukan ke dalam agent bersangkutan. Pilih travel agent kemudian jenis harga yang bisa mereka pakai. Di bagian ini akan dipilih TRAVEL AGENT satu per satu.

    Misalnya  

    -- Travel agent  dari  Australia - Admin mengaktifkan harga yang ada di AUSTRALIA MARKET saja

    -- Travel agent dari Indonesia - Admin bisa mengaktifkan lebih dari satu market

     
     REPORTS

    1. Sales Report : By month, By Agent, By Hotel

    2. Arrival Report : By Day,  By Month, by Agent

    3. Departure Report : By Day,  By Month, by Agent

    4. Profit Report : By month (sales - cost = profit)

    5. Cancellation Report :  By month, By Agent, By Hotel


     ====================================================

    TRAVEL AGENT INTERFACE
    LOGIN AREA : Travel Agent ID, User Name, Password

    TRAVEL AGENT BOOKING ADMIN
    CONFIRMED BOOKING
    - Listing
    - Invoice
       >> Paid invoice :
       >> Pending invoice :
    - Voucher

    NOT CONFIRMED
    - Listing

    CANCELLATION
    - Listing

    REPORTS
    - Sales Report : By month
    - Departure Report : BY day, by month
    - Departure Report : BY day, by month
    - Cancellation Report : By month

    NEW Booking
    - Customer name :
        ## Name 1, name 2 sampai 20 jika bisa
    - Number of adults :
    - Number of children :
    - Pax Passport : (nama negara asal tamu. Pilihan negara yg diambil dari ADMIN)
    - Destination Country : (negara tujuan liburan. Pilihan negara yg diinput dari ADMIN)
    - Destination City : (kota tujuan. Pilihan kota dari City yg diinput dari ADMIN)
    - Destination Location : (area tujuan. Pilihan kota dari AREA yg diinput dari ADMIN)
    - Period of stay : (check in - check out)
    - Search hotel : ( All available hotel di Destination City yg jatah kamarnya masih ada) ATAU Langsung memilih nama hotel di Kota Tujuan.
    - Room Category :
    - Number of rooms :
    - Additional Request
    - Arrival flight :    ETA : Waktu tiba pesawat
    - Departure flight :       ETD : Waktu keberangkatan pesawat
    - Arrival transfer :  (pilihan from to dari TRANSFER ADMIN)
    - Departure transfer : (pilihan from to dari TRANSFER ADMIN)

    - Total charges :
    Room Charges :
    Extra Adult charges :
    Extra Child charges :
    Arrival transfer charges :
    Departure transfer charges :
    GRAND TOTAL :

    - Processed by : Nama petugas travel agent yg melalukan reservasi

    CANCEL BOOKING
    - Booking Code :
    - Customer name :
    - Hotel Name :

    AMEND BOOKING
    - Booking Code :
    - Customer name :
    - Original Hotel Name :
    - Original Check in date :
    - Original Departure date :
    << CHANGE INTO as below >>
    - Customer name :
        ## Name 1, name 2 sampai 20 jika bisa
    - Number of adults :
    - Number of children :
    - Pax Passport : (nama negara asal tamu. Pilihan negara yg diambil dari ADMIN)
    - Destination Country : (negara tujuan liburan. Pilihan negara yg diinput dari ADMIN)
    - Destination City : (kota tujuan. Pilihan kota dari City yg diinput dari ADMIN)
    - Destination Location : (area tujuan. Pilihan kota dari AREA yg diinput dari ADMIN)
    - Period of stay : (check in - check out)
    - Search hotel : ( All available hotel di Destination City yg jatah kamarnya masih ada) ATAU Langsung memilih nama hotel di Kota Tujuan.
    - Room Category :
    - Number of rooms :
    - Additional Request
    - Arrival flight :    ETA : Waktu tiba pesawat
    - Departure flight :       ETD : Waktu keberangkatan pesawat
    - Arrival transfer :  (pilihan from to dari TRANSFER ADMIN)
    - Departure transfer : (pilihan from to dari TRANSFER ADMIN)

    - Total charges :
    Room Charges :
    Extra Adult charges :
    Extra Child charges :
    Arrival transfer charges :
    Departure transfer charges :
    GRAND TOTAL :

    - Processed by : Nama petugas travel agent yg melalukan reservasi

    =====================================================

    HOTEL ADMIN INTERFACE

    Hotel ID :
    User Name :
    Password :

    HOTEL AREA
    Fitur2 lainnya yang ada di ADMIN BALI DWIPA TOURS tidak bisa diakses oleh hotel. Yang bisa hanya bagian Allotment dan amend allotment saja.

    ROOM ALLOTMENT
    Room Category : >>>>
    Total rooms to be allocated for Bali Dwipa Tours :
    From (date/month/year) :
    To (date/month/year) :
    Cut of date : (batas terakhir kamar masih ada tersisa dan bisa dijual). Misalnya 7 hari = berarti jatah kamar akan hilang 7 hari sebelum tamu booking. Contoh hari ini 14 August 2008, tamu booking untuk 3 malam mulai 21 Agustus maka kamar tidak bisa CONFIRMED otomatis. Statusnya adalah ON REQUEST.
    Untuk 22, 23 August bisa CONFIRMED.

    Input date :

    Change Allotment
    Room Category : >>>>
    Total rooms to be allocated for Bali Dwipa Tours :
    From (date/month/year) :
    To (date/month/year) :
    Cut of date : (batas terakhir kamar masih ada tersisa dan bisa dijual). Misalnya 7 hari = berarti jatah kamar akan hilang 7 hari sebelum tamu booking. Contoh hari ini 14 August 2008, tamu booking untuk 3 malam mulai 21 Agustus maka kamar tidak bisa CONFIRMED otomatis. Statusnya adalah ON REQUEST.
    Untuk 22, 23 August bisa CONFIRMED.

    Input date :